CÔNG VIỆC CỦA MỘT WEDDING PLANNER

CÔNG VIỆC CỦA MỘT WEDDING PLANNER
Sẽ chẳng có ai lại muốn vỗ ngực phát biểu rằng: “Chúng tôi đã quá kinh nghiệm trong việc cưới xin!” – nếu như bạn không phải là một Wedding Planner.
Nghe như một câu chuyện đùa nhưng đúng là vậy, tổ chức đám cưới thực tế là một “dự án” trong đời mà bạn cho dù là một nhà kinh doanh tầm cỡ ở lĩnh vực của bạn cũng vẫn chắc chắc là không rành rẽ, thậm chí có khi là chưa hình thành một khái niệm nào về cưới ấy chứ. Nhưng đau đầu ở chỗ nó chính là một dự án tầm cỡ của cuộc đời bạn nên không thể thiếu hụt sự đầu tư tỉ mỉ. Vì vậy, việc chọn mặt gửi vàng một đơn vị Wedding Planner để giúp bạn “chạy dự án” này thực sự vô cùng quan trọng.
Dịch vụ Wedding Planner (WP) đã phủ sóng rộng rãi ở các quốc gia phát triển trên thế giới, đặc biệt là thị trường Tây Âu. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, đây vẫn là một khái niệm còn khá mới mẻ đối với thị trường cưới ở Việt Nam. Không ít các đối tượng sắp có nhu cầu chuẩn bị cho tiệc cưới của bản thân hoặc người thân vẫn chưa mường tượng được sự cần thiết của việc lên kế hoạch chu đáo và vận hành một dự án cưới, cho đến khi đối mặt với thực tế và … các vấn đề ập tới.
Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng có thể chia sẻ thật trình tự và chi tiết công việc của một WP qua góc nhìn việc cưới xin như một dự án chuyên nghiệp. Hy vọng sẽ cung cấp những thông tin hữu ích để bạn có những cân nhắc và lựa chọn phù hợp để hoàn thiện một lễ cưới như mong đợi, cũng như giảm thiểu nhiều nhất các rủi ro không mong đợi vì hầu hết chúng ta “chỉ cưới một lần trong đời mà thôi”.

1. Cuộc gặp gỡ đầu tiên

2. LÊN TIMELINE

Sau khi nắm đủ thông tin về nhu cầu của bạn, WP sẽ đưa ra bản Timeline bao gồm danh sách các công việc và đề mục cần thực hiện tương ứng với các mốc thời gian hợp lý. Chắc bạn không muốn phải gặp những trường hợp oái ăm ví dụ như 2 tuần trước tiệc cưới, bạn quyết định đi Hàn Quốc chụp bộ ảnh pre-wedding để có thể chia sẻ các khoảnh khắc tuyệt đẹp đó trong lễ cưới và đau lòng nhận thông báo từ studio rằng họ không đủ thời gian để chỉnh sửa ảnh. Hoặc bạn đã lo lắng in sẵn 500 chiếc thiệp cưới trước 8 tháng rồi mới nhận ra sảnh cưới bạn tính đặt cọc nấu ăn không được hợp vị cho lắm. WP sẽ soạn thảo một trình tự hài hòa cho tất cả mọi thứ, bảo đảm các hạng mục công việc cần hoàn thành được tổ chức tốt về thời gian, tiện lợi và an toàn cho CDCR.
Timeline của mỗi cặp đôi sẽ khác nhau tùy thuộc vào trường hợp của từng khách, nhưng thông thường thời gian lý tưởng để bạn bắt đầu chuẩn bị cho đám cưới là trước từ 1 năm – 6 tháng. Khi Timeline được đưa ra, hãy thảo luận nếu bạn cần chỉnh sửa và sau đó bám sát thực hiện theo Timeline đã thống nhất với WP. Tác dụng lớn nhất của Timeline là giải tỏa cho bạn gánh nặng tâm lý hoang mang với câu hỏi “Phải làm gì tiếp theo nữa đây?” WP với vai trò thư ký, sẽ kiểm soát và đốc thúc, giữ bạn đi theo đúng khung thời gian định sẵn.

3. CHỌN ĐỐI TÁC DỊCH VỤ CƯỚI

 
Tương ứng với các hạng mục đã được liệt kê trong Timeline, mỗi công đoạn cho đám cưới sẽ được thực hiện bởi các đơn vị cưới chuyên trách. Bạn đang phải đối diện với các thị trường dịch vụ hoàn toàn mới mà trước đây chưa từng sử dụng qua, liệt kê sơ bộ gồm:
· Studio quay phim – chụp ảnh trước và trong lễ cưới
· Trang phục: Áo váy – vest – áo dài – giày
· Make up
· Thiệp cưới
· Lễ vật cưới
· Sảnh cưới – nhà hàng
· Thiết kế trang trí sảnh/ địa điểm lễ cưới
· MC dẫn chương trình
· Vũ đoàn, band nhạc
… Và các dịch vụ phát sinh tùy theo nhu cầu.
Khoan hẵng đổ mồ hôi nhé!
Đơn vị WP của bạn chính là người có thể đơn giản hóa việc này, tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm áp lực lựa chọn cho bạn. Bên cạnh đó, WP còn là người kiểm soát và cân đối tài chính, giúp bạn phân chia hợp lý ngân sách cho từng hạng mục đối tác. Dựa vào nhu cầu và đặc điểm riêng biệt của cặp đôi, WP sẽ tư vấn các đối tác uy tín chất lượng và phù hợp để CDCR chọn lựa hợp tác. Mọi vấn đề về việc trao đổi thông tin, WP có thể đứng ra đại diện bạn để liên hệ làm việc suốt quá trình thực hiện và cập nhật, tổng hợp thông tin súc tích cho bạn, như một điều phối viên. Không cần bạn phải trực tiếp bỏ thời gian để tự gõ phím, gọi điện, gửi mail và ghi nhớ mọi thứ đâu.
Đôi lúc việc lựa chọn đối tác cưới thông qua WP còn vô tình là một lợi thế kinh tế cho CDCR. Bạn sẽ thường nhận được những ưu đãi giảm giá so với việc tự liên hệ và đặt dịch vụ trực tiếp. Đừng nghĩ nhiều, nó đơn giản như các ưu đãi khi bạn đặt phòng homestay qua các trang web du lịch vậy. Hệ thống liên kết giữa các đối tác trong thị trường chung sẽ gây lợi cho khách hàng không chỉ về túi tiền mà còn về chất lượng nữa. WP sẽ rất vui nếu bạn lựa chọn các đối tác quen thuộc của chúng tôi vì sự phối hợp ăn ý sẵn có sẽ khiến cho công việc giữa hai bên thuận lợi, và đem đến hiệu quả thành phẩm cao.
Không chỉ dừng ở việc giới thiệu, WP còn là người đồng hành cùng CDCR trong các quá trình trải nghiệm dịch vụ cưới. Có thêm một tư vấn viên cùng bạn đi thử áo váy, chụp hoặc quay hình/clip cưới, lựa chọn thiệp cưới,… bạn sẽ có được các lời phân tích đắt giá cũng như sự sáng tạo và cảm hứng thực hiện cho từng khâu.

4. KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH CƯỚI

Đừng lo lắng việc tổ chức đám cưới theo những gì bạn nghĩ là có “đúng theo lệ” hay không, có đủ các phần cần làm hay chưa. Vì cưới về bản chất là câu chuyện riêng của đôi lứa, việc nó mang dấu ấn và nhu cầu cá nhân là hoàn toàn dễ hiểu, và không ai nên đánh giá tiệc cưới của bạn là phải “làm thế này” hoặc “không được làm thế kia”. Ở một góc nhìn khác, trong các nền văn hóa đề cao các giá trị về lễ nghi như châu Á, hãy yên tâm rằng một đơn vị WP chuyên nghiệp với hệ thống kiến thức và kinh nghiệm vững chắc sẽ có thể tư vấn và chăm sóc nếu bạn có nhu cầu tổ chức một tiệc cưới trang trọng cùng các nghi thức truyền thống cơ bản.
Trong trường hợp bạn chưa biết cần làm gì, WP sẽ cung cấp một kịch bản mẫu với quy trình lễ cưới phổ biến và chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của CDCR và gia đình. Kịch bản cho các Lễ gia tiên như Đính Hôn, Vu Quy, Tân Hôn khác nhau như thế nào, Tiệc cưới tại nhà hàng thường gồm có các bước gì – WP sẽ tư vấn cặn kẽ. Còn nếu bạn đã có một kế hoạch đặc sắc và mong muốn riêng cho chương trình cưới “chất ngầu” thì quá tuyệt vời, WP sẽ đưa vào kịch bản những ý tưởng điên rồ dễ thương đó và dàn xếp ổn thỏa cho bạn.
Tương tự như Timeline, Kịch bản cũng cần phải chặt chẽ về mốc thời gian và chi tiết thực hiện sao cho tất cả các bên liên quan từ CDCR, gia đình, đến đối tác cưới có thể dễ dàng nắm bắt và phối hợp với nhau. Để triển khai kịch bản một cách trơn tru nhất, hội họp và thảo luận giữa các bên là không bao giờ thừa. Việc gặp mặt trực tiếp để đối thoại giữa CDCR và các đối tác chương trình, đặc biệt là MC sẽ được WP chủ động sắp xếp để hoàn thiện nhất về kịch bản. Bạn chắc phải muốn đánh giá tổng quan cũng như an tâm hơn về các đối tác chuẩn bị hỗ trợ cho mình trước ngày cưới đúng không.

5. Ý TƯỞNG TRANG TRÍ CƯỚI

 
Hiện nay, phần đông đơn vị WP ngoài công tác tổ chức sẽ cung cấp kèm theo đó là việc lên ý tưởng và trang trí cho tiệc cưới của CDCR – một mảng dịch vụ chủ chốt thể hiện mạnh mẽ nhất tư duy thẩm mỹ riêng của từng thương hiệu WP. Sẽ khá nhàm chán khi sử dụng các set décor thông dụng có sẵn của các sảnh cưới, cặp đôi CDCR có “gout” sẽ đặc biệt lưu tâm đến thiết kế của tiệc cưới, muốn lễ đường phải mang màu sắc của riêng mình, toát lên phong cách và dấu ấn câu chuyện tình yêu của mình.
Cho WP của bạn một khoản thời gian để phác họa các điểm chính của thiết kế như phong cách, chủ đề và bảng màu. Việc xác định các yếu tố này là rất cần thiết để triển khai tiếp về chi tiết khi đi vào từng hạng mục. WP mang tư duy sáng tạo tầm cao sẽ định hướng tổng thể tiệc cưới của CDCR thỏa mãn đầy đủ nhu cầu cá nhân của cặp đôi, vừa đảm bảo tính thẩm mỹ nắm bắt được xu thế thời đại.
Sau khi thống nhất với CDCR về các yếu tố chủ chốt nói trên, dựa vào hạn mức ngân sách mà bạn chia sẻ từ đầu, WP sẽ tiếp tục phân chia và triển khai tiếp thiết kế cho từng hạng mục nhỏ trong tiệc cưới (như cổng chào, vị trí đón khách, backdrop chụp hình, lối đi, sân khấu chính,…). Từng chiếc khăn bàn, bình hoa, những dải lụa màu, mô hình vững chãi hay bó hoa cưới nhỏ xinh sẽ được trình bày cụ thể để bạn hình dung một cách chi tiết nhất. Mọi thiết kế được duyệt qua rồi sẽ nằm ở trên mặt giấy và bạn chỉ việc chờ đợi bất ngờ để chiêm ngưỡng một tiệc cưới lung linh được WP biến thành hiện thực trong ngày trọng đại ấy thôi.

6. NGÀY TRỌNG ĐẠI ĐÃ ĐẾN

 
Trước ngày cưới, xin bạn trút bỏ mọi lo toan, đắp mặt nạ dưỡng da và đi ngủ sớm để ngày hôm sau trở thành nhân vật chính. Việc của CDCR trong ngày cưới là xinh đẹp, hạnh phúc và vui cười, mọi chuyện còn lại hãy để cho WP chăm sóc, lúc này chúng tôi đã trở thành đạo diễn và chỉ đạo nghệ thuật của bạn.
WP có nhiệm vụ kiểm soát và điều phối mọi đối tác liên quan trực tiếp đến buổi tiệc, từ MC, đội ngũ quay chụp, make up, nhà hàng, vũ đoàn, kỹ thuật hậu trường… và cả CDCR cùng gia đình để vận hành trơn tru chương trình cưới theo kịch bản đã thống nhất. Từ công đoạn chuẩn bị, đến duyệt sân khấu, đón khách, làm lễ và nhập tiệc, WP sẽ không rời mắt ở bất kỳ thời điểm nào để kịp thời hỗ trợ xử lý. Ngoài việc vận hành chương trình theo kịch bản, WP sẽ tư vấn cho bạn và gia đình và trực tiếp giải quyết các tình huống xảy ra ngoài dự đoán. Tất cả mọi người sẽ trở thành một ekip đoàn kết, đứng sau lưng hỗ trợ cho WP để làm cho ngày trọng đại của bạn được diễn ra viên mãn nhất.
Sau buổi tiệc, WP tận tâm sẽ tiếp tục đồng hành cùng bạn trong các vấn đề còn tồn đọng như kết toán chi phí với các bên đối tác, giao trả trang phục cưới, follow up hình ảnh lễ cưới…
Nói đến đây, chúng tôi mong đã có thể giúp cho CDCR hiểu thêm về tính chất công việc và ảnh hưởng của WP trong dự án cưới. Nhưng điều mong mỏi nhất là CDCR nhận ra chúng tôi như một người bạn hữu thân tình cùng sẻ chia và gánh vác một giai đoạn quan trọng của đời người. Một điều đặc biệt của nghề cưới không giống các ngành nghề khác, là khách hàng chỉ gặp gỡ và bước ngang qua chúng tôi duy nhất một lần, chúng tôi sẽ không có cơ hội phục vụ bạn lần hai. Vậy mối duyên này chẳng phải là rất đáng trân quý hay sao? Hy vọng bạn sẽ có được những hồi ức tuyệt đẹp trong ngày cưới, và những kỷ niệm đó cũng có hình ảnh của của chúng tôi – Wedding Planner của bạn.

By Kiethoney Team – Bảo Như